Achtung, Warnung: Dieser Blogbeitrag spiegelt lediglich meine persönlichen Erfahrungen mit überwiegend kaufmännischen Anwendungen in den letzten 25 Jahren wider. Die weiter unten genannten Zahlen und Beispiele sind daher nicht als allgemeingültige oder gar wissenschaftlich fundierte Richtlinien zu verstehen. In anderen Branchen und unter abweichenden Bedingungen können die anzusetzenden Entwicklungskosten vollkommen anders gelagert sein.
Die Schicksalsfrage: Make or Buy?
Jedes Unternehmen, das organisatorische Abläufe optimieren möchte, steht früher oder später vor einer schicksalsschweren Entscheidung: Make or Buy? Ist es besser, eine Standardsoftware zu kaufen und sich an die dort vorgegebenen Strukturen und Workflows anzupassen? Oder überwiegen die Vorteile einer komplett selbst entwickelten Unternehmenslösung, bei der man alles selbst gestalten und den individuellen Besonderheiten des eigenen Betriebes Rechnung tragen kann?
Diese Frage ist nicht leicht zu beantworten. Ich gebe auch zu, dass ich als Entwickler individueller Geschäftssoftware hier natürlich nicht unvoreingenommen sein kann. Auf der einen Seite ist zu bedenken, dass man mit einer Standardsoftware auch immer eine Menge organisatorisches und fachliches Know-How / Best Practices zukauft. Wer sich selbst nicht sicher ist, wie man die betrieblichen Abläufe am besten organisieren sollte, fährt mit dieser Strategie meist am besten. Auf der anderen Seite gibt es oft unkonventionelle Abläufe, Eigenheiten und Besonderheiten, die Unternehmen erfolgreich machen und von anderen unterscheiden. Standardsoftware wird deshalb individuellen Anforderungen manchmal nicht gerecht.
Wettbewerbsvorteil durch Individualsoftware
Ich habe oft erlebt, dass Unternehmen, die sich für eigene Wege und dazu passende individuell entwickelte Geschäftssoftware entscheiden, ihrem Wettbewerb gegenüber mehrfach im Vorteil sind. Das liegt nicht nur daran, dass man auf dem Weg zum perfekten eigenen System gezwungen ist, die Abläufe und Strukturen bis ins kleinste Detail zu überdenken und zu hinterfragen. Zusätzlich verschafft man sich durch die Investition in Individualsoftware gegenüber Kunden und Lieferanten gleichzeitig einen Wettbewerbsvorteil – im besten Fall sogar ein Alleinstellungsmerkmal -, den die anderen Mitbewerber, die Standardsoftware einsetzen, nicht bieten können: Totale Freiheit, Unabhängigkeit und Flexibilität.
Die Kosten für Individualsoftware bzw. Softwareentwicklung nach Maß sind im Vergleich zu Standard- bzw. Branchensoftware signifikant höher. Das lässt sich nicht wegdiskutieren. Es ist aber möglich, durch die Wahl der richtigen Projektpartner und Rahmenbedingungen die Kosten für individuell entwickelte Software möglichst niedrig zu halten. Hier ein paar Anregungen:
So bleiben die Entwicklungskosten im Rahmen
Wählen Sie ein agiles Vorgehensmodell für ihr nächstes Software-Projekt. Dadurch erreichen Sie, dass nicht schon viele (teure) Monate für Anforderungsanalyse, Anforderungsdokumentation und Systementwurf vergehen, bevor sie auch nur den Ansatz eines sichtbaren Ergebnisses erkennen können. In der agilen Welt arbeitet man stattdessen mit User Stories und Sprints, um in kurzen, sich wiederholenden Entwicklungszyklen sehr schnell erste Teilergebnisse zu präsentieren und laufend Feedback von allen Projektbeteiligten einzuholen. Hohe Transparenz schafft Klarheit und Vertrauen, verhindert teure Missverständnisse und sorgt dafür, dass das Projekt ständig an sich veränderte gesetzliche oder betriebliche Rahmenbedingungen angepasst wird.
Verzichten Sie möglichst auf Werkverträge mit einem fest umrissenen Leistungsumfang, Gewährleistung, Produkthaftung und Zahlung erst nach Projektende. Je größer das Risiko, für das der/die Auftragnehmer:in haften soll, desto höher ist logischerweise der Preisaufschlag. Es wird deutlich günstiger für Sie, wenn Sie während des gesamten Projekts Hand in Hand zusammenarbeiten und bspw. das Testen durch den Einsatz von KeyUsern aus Ihrer Firma unterstützen. Ein Beratungsvertrag ist hierfür ideal, d.h. Ihr:e Entwickler:in verrechnet die im Projekt aufgewendete Zeit nach Aufwand monatlich ab und muss nichts für Haftung, Ausfallrisiko, Vorfinanzierung etc. aufschlagen.
Kostenbeispiele aus der Praxis
Unter diesen Bedingungen (Beratungsvertrag, Unterstützung durch Mitarbeit des Auftraggebers, keine Vorfinanzierung und Haftung) lassen sich folgende beispielhafte Eckwerte für Individualsoftware umreißen (alle Angaben netto zzgl. USt.):
- Einfaches Excel-Template ohne Datenbankanbindung: ab ca. 250 Euro
- Komplexeres Excel-Template mit Datenbankanbindung: ab ca. 750 Euro
- Excel-Dashboard mit Datenbankanbindung und BI-Funktionen: ab ca. 2.500 Euro
- Kleine eigenständige Anwendung: ab ca. 5.000 Euro
- Komplexere eigenständige Anwendung mit Workflows, Schnittstellen, Reports, Export: ab ca. 15.000 Euro
- CRM ohne/mit eigener Stammdatenhaltung, ohne/mit Anbindung an ERP: ab ca. 35.000/50.000 Euro
Nochmals: Dies sind ganz unverbindliche und nicht repräsentative Werte aus meiner eigenen Projekterfahrung. Wenn Sie ein konkretes Projekt vergeben möchten, sollten wir darüber sprechen 🙂