Wie beschreibe ich, was meine Software können soll?

Sie beschreiben keine Technik, sondern Ihre Arbeit

Sie müssen keine Wörter wie Datenbank, Schnittstelle oder Oberfläche kennen. Beschreiben Sie einfach, was in Ihrem Arbeitsalltag passiert. Das Übersetzen ins Technische ist meine Aufgabe, nicht Ihre. Je normaler Ihre Worte, desto besser. Reden Sie so, wie Sie es einem neuen Kollegen am ersten Tag erklären würden.

Der häufigste Fehler: die Lösung statt das Ziel

Die meisten beschreiben sofort eine Lösung, die sie sich vorab ausgemalt haben. „Ich brauche ein Auswahlfeld mit allen Kunden." Damit legen Sie mich aber auf Ihre Vermutung fest – und vielleicht gibt es einen besseren Weg, an den Sie gar nicht gedacht haben.

Beschreiben Sie lieber das Ziel und den Grund:

Statt: „Ich brauche ein Auswahlfeld mit allen Kunden." Besser: „Beim Erfassen eines Auftrags muss ich schnell den richtigen Kunden finden, auch wenn ich nur den halben Namen weiß."

Der zweite Satz sagt, worauf es ankommt. Wie ich das löse, überlassen Sie mir. Kurz: Sagen Sie das Was und das Warum, das Wie ist meine Aufgabe.

Ein einfaches Muster, das fast immer hilft

Es gibt einen Satzbau, mit dem Sie fast jeden Wunsch beschreiben können:

Als [wer] möchte ich [was], damit [warum].

Drei Lücken, ganz normale Sprache. Zum Beispiel:

Als Lagerist möchte ich beim Wareneingang den Lieferschein abfotografieren, damit ich ihn später nicht suchen muss.

Als Chefin möchte ich am Monatsende sehen, welche Kunden noch nicht gezahlt haben, damit ich gezielt nachfassen kann.

Jeder Satz ist ein kleiner, vollständiger Wunsch. Viele solche Sätze ergeben zusammen Ihre Software – und Sie können sie nach Wichtigkeit sortieren, damit wir mit dem Größten zuerst anfangen. Im Menü Software-Entwicklung finden Sie zwei kleine Werkzeuge, die Ihnen helfen, solche Sätze zu ordnen: Anforderungs-Strukturierer und User-Story-Formulierer.

Erzählen Sie, wie es heute läuft

Noch einfacher: Beschreiben Sie nicht die künftige Software, sondern Ihren heutigen Ablauf. Führen Sie mich einmal durch einen ganz normalen Fall, Schritt für Schritt. „Erst kommt die Mail, dann trage ich das in die Liste, dann drucke ich den Zettel aus …"

Daraus entsteht die Software fast von selbst. Und die Stellen, an denen Sie beim Erzählen seufzen – „und das muss ich dann leider dreimal abtippen" –, sind genau die Stellen, an denen sie Ihnen am meisten helfen wird.

Das Wertvollste sind die Ausnahmen

Den Normalfall haben Sie schnell erklärt. Der eigentliche Wert steckt in den Sonderfällen: Was passiert, wenn ein Kunde nur die Hälfte zahlt? Wenn die Lieferung unvollständig ankommt? Wenn zwei Leute denselben Auftrag gleichzeitig bearbeiten?

Diese Ausnahmen stehen in keinem Handbuch – sie stecken in Ihrem Kopf. Schreiben Sie sie auf. Sie entscheiden darüber, ob die Software später zu Ihnen passt oder gegen Sie arbeitet.

Sie müssen nicht alles auf einmal wissen

Und jetzt die Entlastung: Versuchen Sie nicht, vorab alles bis ins Letzte zu beschreiben. Das können Sie nicht, und Sie müssen es auch nicht. Beschreiben Sie so viel, dass wir den ersten Schritt gehen können. Der Rest wird klar, sobald Sie die ersten Bildschirme vor sich haben. Eine Beschreibung darf sich ändern – sie ist kein Vertrag, der für immer gilt, sondern ein Dokument, das mit dem Projekt mitwächst.

Eine kleine Checkliste für den Anfang

• Wer wird mit der Software arbeiten?
• Was will diese Person damit erreichen?
• Welche Angaben gehen hinein, welches Ergebnis soll herauskommen?
• Wie sieht der normale Fall aus, Schritt für Schritt?
• Welche Ausnahmen und Sonderfälle gibt es?
• Was davon ist am wichtigsten?

Wer diese sechs Fragen beantwortet, hat schon eine Beschreibung, mit der sich arbeiten lässt.

Hilfe beim Anfangen

Sie kommen trotzdem nicht recht in Gang? Das ist normal – und kein Grund zu warten. Oft genügt ein Gespräch, in dem ich die richtigen Fragen stelle und Sie einfach erzählen. Den Rest sortiere ich. Sprechen Sie mich an.

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