Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Jan Reinhardt | Software-Projekte
Beim Sonnenhof 6 · 28759 Bremen
E-Mail: jan@reinhardt.de
Telefon: (04 21) 40 88 50-50

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Ich verarbeite personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website sowie meiner Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Diese Website verwendet keine Tracking-Cookies, keine Analyse-Werkzeuge und keine Social-Media-Plugins. Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, soweit dies nicht in dieser Erklärung ausdrücklich beschrieben ist.

Einige Funktionen — die Online-Tools, das Werkzeug zur Auswertung von Coaching-Sitzungen, die Terminbuchung, das Kundenportal — gehen über das bloße Anzeigen von Inhalten hinaus und verarbeiten Daten, die Sie selbst eingeben oder hochladen. Diese Funktionen sind in den folgenden Abschnitten einzeln beschrieben. Wenn Sie die Website nur lesen, entstehen ausschließlich die in Abschnitt 3 genannten Server-Logfiles.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird auf einem Server in Deutschland gehostet. Der Hosting-Anbieter (Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Str. 4–6, 32339 Espelkamp) erhebt beim Aufruf der Website automatisch sogenannte Server-Logfiles. Diese enthalten:

• aufgerufene Seite (URL)
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• übertragene Datenmenge
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• IP-Adressen (anonymisiert)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und störungsfreien Bereitstellung der Website). Die Logfiles werden nach spätestens 60 Tagen gelöscht. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Webfonts (Bunny Fonts)

Diese Website verwendet Schriftarten des Dienstes Bunny Fonts (Anbieter: BunnyWay d.o.o., Cesta komandanta Staneta 4A, 1215 Medvode, Slowenien). Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Schriftarten von fonts.bunny.net. Dabei wird Ihre IP-Adresse an die Server von Bunny Fonts übertragen.

Bunny Fonts wurde als datenschutzfreundliche Alternative zu Google Fonts gewählt. Der Anbieter sitzt in der EU; es findet kein Datentransfer in Drittländer statt. Laut den Nutzungsbedingungen von Bunny Fonts werden keine personenbezogenen Daten dauerhaft gespeichert oder für eigene Zwecke verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung der Website). Weitere Informationen: fonts.bunny.net/about

5. Cookies und Sitzungsdaten

Diese Website verwendet keine Tracking- oder Analyse-Cookies. Für den technischen Betrieb werden jedoch folgende notwendige Cookies gesetzt:

Cookie	Zweck	Speicherdauer
XSRF-TOKEN	Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery (CSRF) bei Formularübermittlungen	Sitzung
laravel_session	Verwaltung der serverseitigen Sitzung	Sitzung

Diese Cookies sind für den sicheren Betrieb der Formulare technisch erforderlich und werden ohne Einwilligung gesetzt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie werden nach Ende der Browser-Sitzung automatisch gelöscht. In den geschützten Bereichen (Abschnitt 14) kommen weitere technisch notwendige Sitzungsmerkmale hinzu, die ausschließlich der Anmeldung dienen.

6. Kontaktformular und Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie mir über das Kontaktformular oder per E-Mail eine Nachricht senden, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Anliegen und Nachrichteninhalt) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage bei mir gespeichert. Zusätzlich wird der Zeitpunkt festgehalten, zu dem Sie die Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung bestätigt haben.

Das Formular enthält eine einfache Rechenaufgabe als Schutz vor automatisierten Einsendungen. Dabei kommt kein externer Captcha-Dienst zum Einsatz; die Aufgabe wird auf meinem eigenen Server erzeugt und geprüft. Zur Abwehr von Massensendungen wird die Zahl der Absendevorgänge je Absender vorübergehend begrenzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Die Daten werden ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage verwendet und nicht an Dritte weitergegeben; zur technischen Zustellung der E-Mail siehe Abschnitt 13. Nach abschließender Bearbeitung werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO: 6–10 Jahre).

7. Online-Tools und Rechner

Diese Website stellt eine Reihe von Werkzeugen bereit — etwa Aufwandsschätzung, Stundensatz-Rechner, Make-or-Buy-Vergleich, DSGVO-Schnellcheck oder den Anforderungs-Strukturierer. Was dabei verarbeitet wird, hängt davon ab, wie weit Sie das jeweilige Werkzeug nutzen:

• Ihre Eingaben und das berechnete Ergebnis werden gespeichert, damit ich nachvollziehen kann, wie ein Ergebnis zustande kam, und die Werkzeuge verbessern kann.
• Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, optional Firma und eine Nachricht) werden nur gespeichert, wenn Sie das Ergebnis per E-Mail anfordern oder um Rückmeldung bitten.
• Ein Prüfwert Ihrer IP-Adresse wird gespeichert. Die IP-Adresse selbst wird dabei nicht abgelegt, sondern nur ihr nicht umkehrbarer SHA-256-Prüfwert. Er dient allein dazu, missbräuchliche Massennutzung zu erkennen, und lässt keinen Rückschluss auf Ihre Adresse zu.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie die Zusendung eines Ergebnisses oder eine Rückmeldung anfordern, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Funktionsfähigkeit, Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsabwehr der angebotenen Werkzeuge).

Setzt ein Werkzeug ein Sprachmodell ein, gilt zusätzlich Abschnitt 8; für den Versand der Ergebnis-E-Mail gilt Abschnitt 13. Die gespeicherten Vorgänge werden nach spätestens 24 Monaten automatisch gelöscht.

8. Einsatz von KI-Diensten (Anthropic, mittwald)

Einige Online-Tools nutzen Sprachmodelle externer KI-Anbieter zur Textanalyse und -generierung. Konkret betroffen sind:

• Anforderungs-Strukturierer und User-Story-Formulierer: Sie können vor jedem Aufruf zwischen den beiden unten genannten Anbietern wählen.
• Aufwandsschätzer (KI-gestützte Zusammenfassung am Ende der Wizards): nutzt ausschließlich Anthropic.
• Gutes Deutsch nach Wolf Schneider: nutzt ausschließlich Anthropic.

Die Datenübermittlung erfolgt nur, wenn Sie dem Einsatz der KI über die jeweilige Einwilligungserklärung im Tool ausdrücklich zugestimmt haben.

Für das Werkzeug zur Auswertung von Coaching-Sitzungen gelten abweichende Regeln; es ist gesondert in Abschnitt 9 beschrieben.

Welche Daten werden übermittelt?

An den jeweils gewählten KI-Anbieter wird ausschließlich der Text übermittelt, den Sie in das jeweilige Tool eingeben (z. B. Ihre Projektbeschreibung, Antworten im Dialog). Es werden keine personenbezogenen Kontaktdaten (Name, E-Mail, Firma) übertragen.

Vorgelagerter Inhalts-Filter

Bevor Ihr Text an das eigentliche Tool-Modell geht, läuft er durch einen automatisierten Inhalts-Filter. Dieser klassifiziert den Text gegen eine Liste unerwünschter Themen (u. a. Gewaltverherrlichung, Drogen-/Waffen-/Sprengstoff-Anleitungen, illegale Aktivitäten, rechtsextreme Inhalte, sexualisierte Gewalt, konkrete Aufrufe zu Selbstgefährdung). Trifft eine Kategorie zu, wird die Verarbeitung abgebrochen — der eigentliche Tool-Aufruf findet nicht statt. Sachliche, journalistische oder analytische Erwähnung dieser Themen bleibt zulässig.

Der Filter wird auf demselben Anbieter wie das eigentliche Tool ausgeführt (Anthropic-Tools: kleines Anthropic-Klassifizierer-Modell; mittwald-Tools: kleines mittwald-Modell). Ihr Text verlässt also die von Ihnen gewählte Infrastruktur nicht. Der Filter gilt für die in diesem Abschnitt genannten Werkzeuge; für die Auswertung von Coaching-Sitzungen findet er bewusst nicht statt (siehe Abschnitt 9).

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie vor jeder KI-Nutzung separat erteilen. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie das Tool nicht weiter nutzen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Anbieter 1: Anthropic, PBC

• Anbieter: Anthropic, PBC, San Francisco, USA
• Genutzte Schnittstelle: Anthropic Messages API (api.anthropic.com)
• Verwendete Modelle: Modelle der Claude-Familie. Das jeweils aktive Modell ist im Footer unter jeder KI-Antwort als kurzes Kürzel sichtbar.
• Drittlandtransfer: Anthropic hat seinen Sitz in den USA und setzt für die Verarbeitung mehrere Cloud-Anbieter als Unterauftragnehmer ein. Nach Angaben des Anbieters werden Anfragen standardmäßig in ausgewählte Länder in den USA, Europa, Asien und Australien geleitet. Der Ort der Verarbeitung lässt sich auf die USA beschränken; eine Verarbeitung innerhalb der EU bietet der Anbieter für diese Schnittstelle nicht an. Gespeichert werden die Daten in jedem Fall in den USA — der Speicherort ist nicht wählbar. Zusätzlich kann der Anbieter Daten für interne Zwecke — etwa sicherheitsbezogene Prüfung, Produktunterstützung oder Störungsbearbeitung — in Ländern verarbeiten, in denen er oder mit ihm verbundene Unternehmen tätig sind. Eine Übermittlung in Drittländer findet damit statt; sie stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) samt ergänzender Schutzmaßnahmen, die auch Drittländer außerhalb der USA abdecken. Die Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework, über die Anthropic zusätzlich verfügt, greift dagegen nur für die USA.
• Trainings-Nutzung: Anthropic verarbeitet API-Eingaben gemäß seiner Nutzungsbedingungen nicht zum Training seiner Modelle.
• Speicherung beim Anbieter: Nach Angaben des Anbieters werden die Inhalte einer Anfrage — der übermittelte Text und die Antwort — bei der hier genutzten Schnittstelle standardmäßig nicht dauerhaft gespeichert. Davon gibt es zwei Ausnahmen. Erstens setzen einzelne Modelle des Anbieters eine 30-tägige Speicherung voraus (derzeit Claude Fable 5 und Claude Mythos 5); wird eines davon eingesetzt, gilt diese Frist. Zweitens kann der Anbieter Inhalte, die seine automatisierten Sicherheitssysteme als auffällig einstufen, sowie Daten, deren Aufbewahrung gesetzlich verlangt wird, bis zu zwei Jahre aufbewahren.
• Weitere Informationen: anthropic.com/privacy

Anbieter 2: Mittwald CM Service GmbH & Co. KG (mittwald AI Hosting)

• Anbieter: Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Str. 4–6, 32339 Espelkamp, Deutschland
• Genutzte Schnittstelle: mittwald AI Hosting (llm.aihosting.mittwald.de)
• Verwendete Modelle: Open-Source-Sprachmodelle (z. B. aus den Familien Mistral, Llama, Qwen), die auf mittwald-Infrastruktur betrieben werden. Das jeweils aktive Modell ist im Footer unter jeder KI-Antwort als kurzes Kürzel sichtbar.
• Drittlandtransfer: Mittwald hat seinen Sitz und seine Rechenzentren in Espelkamp (Nordrhein-Westfalen). Dort wird auch diese Website betrieben; die Sprachmodelle laufen in denselben Rechenzentren. Die übermittelten Daten verlassen sie damit nicht — eine Drittlandübermittlung findet nicht statt.
• Trainings-Nutzung: Die Modelle werden auf der mittwald-Infrastruktur statisch betrieben; die übermittelten Eingaben werden architekturbedingt nicht in das Modelltraining zurückgespielt.
• Auftragsverarbeitung: Mit der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen (mittwald ist gleichzeitig Hoster dieser Website).
• Weitere Informationen: mittwald.de/datenschutz

9. Auswertung von Coaching-Sitzungen (CoachTool)

Für Coaches steht ein gesondertes Werkzeug bereit, das Aufnahmen oder Transkripte von Coaching-Sitzungen in ein pseudonymisiertes Transkript und eine strukturierte Auswertung überführt. Es dient der fachlichen Selbstreflexion und ersetzt keine Supervision.

Das Werkzeug ist nicht über die Navigation erreichbar und nur mit einem Zugangscode nutzbar, den ich einzeln vergebe. Fehlversuche bei der Code-Eingabe werden begrenzt.

Besondere Empfindlichkeit dieser Daten

Dieses Werkzeug verarbeitet die vollständigen Inhalte von Gesprächen, an denen Personen beteiligt sind, die diese Website nie besucht haben. Solche Gespräche können Angaben enthalten, die nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind — etwa zu Gesundheit, Weltanschauung oder sexueller Orientierung. Bei einer Audioaufnahme kommt die Stimme der Beteiligten hinzu.

Deshalb gilt hier ein strengeres Regime als bei den übrigen Werkzeugen: kurze Löschfristen, Verschlüsselung der empfindlichen Felder in der Datenbank, ein verpflichtender Pseudonymisierungsschritt vor jeder Auswertung und keine Nutzung der Inhalte für eigene Zwecke.

Verantwortlichkeit und Einwilligung der Beteiligten

Welche Sitzung hochgeladen wird, bestimmt allein die nutzende Person. Sie versichert bei jedem Upload ausdrücklich, dass ihr die Einwilligung aller an der Sitzung Beteiligten für diese Verarbeitung vorliegt. Ohne diese Bestätigung lässt sich der Vorgang nicht starten.

Ich verarbeite die hochgeladenen Inhalte ausschließlich zu dem von der nutzenden Person veranlassten Zweck der Auswertung. Eine eigene Nutzung der Gesprächsinhalte — etwa zur Verbesserung von Modellen, zu Analysen über Sitzungen hinweg oder zu Werbezwecken — findet nicht statt.

Sind Sie an einer ausgewerteten Sitzung beteiligt und möchten wissen, was gespeichert ist, oder eine Löschung verlangen, wenden Sie sich bitte an Ihren Coach oder unmittelbar an mich (jan@reinhardt.de). Wegen der kurzen Fristen unten sind die Daten häufig bereits gelöscht.

Was verarbeitet wird

• Die Audioaufnahme der Sitzung, sofern der Vorgang mit einer Aufnahme beginnt.
• Das Transkript mit den echten Namen — entweder aus der Aufnahme erzeugt oder direkt hochgeladen (unterstützt werden unter anderem TXT, Markdown, CSV, Word, RTF, ODT und HTML).
• Das pseudonymisierte Transkript, in dem Namen und andere Kennzeichen durch Platzhalter ersetzt sind.
• Die Auswertung samt eines grafisch dargestellten Verlaufs der emotionalen Lage über die Sitzung sowie etwaiger Nachfragen, die die nutzende Person zum Ergebnis stellt.
• Ein SHA-256-Prüfwert der IP-Adresse der nutzenden Person zur Abwehr missbräuchlicher Massennutzung. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert.

Das Transkript mit Klarnamen, die Zuordnungstabelle der Pseudonyme, die Auswertung des Stimmungsverlaufs und die Antworten auf Nachfragen liegen in der Datenbank ausschließlich verschlüsselt. Die Zuordnungstabelle, mit der sich Pseudonyme wieder auflösen ließen, wird gelöscht, sobald die Auswertung fertig ist.

Empfänger

Transkription und Sprechertrennung: pyannote SAS (Frankreich). Beginnt der Vorgang mit einer Aufnahme, wird diese zur Spracherkennung und Sprechertrennung an die pyannote SAS, 2 Allée de l'Autan, 31320 Auzeville-Tolosane, Frankreich (Handelsregister Toulouse, Nr. 924837636) übermittelt. Wird ein fertiges Transkript hochgeladen, entfällt dieser Schritt vollständig.

Die Aufnahme wird dem Anbieter nicht übergeben, sondern von ihm über eine signierte, kurzlebige Adresse dieses Servers abgerufen. Nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters, der Bestandteil seiner Nutzungsbedingungen ist, verbleibt bei ihm dadurch keine Kopie der Aufnahme: Sie wird auf dem Rechenknoten unmittelbar nach der Verarbeitung gelöscht. Das Transkript-Ergebnis wird binnen 24 Stunden gelöscht. Dauerhaft behält der Anbieter dagegen die technischen Eckdaten des Auftrags (Auftragskennung, verwendetes Modell, Dauer, Zeitstempel, Status, Prüfsumme) sowie die Auftragsparameter — dies zu Abrechnungs-, Nachweis- und Fehlersuchzwecken. Die Abrufadresse trägt eine eigene, einmalige Kennung, die entwertet wird, sobald das Transkript vorliegt.

Der Anbieter erklärt ausdrücklich, weder die übermittelten Audiodaten noch die erzeugten Ergebnisse oder sonstige Kundendaten zum Training seiner Modelle zu verwenden.

Verarbeitungsort. Der Anbieter hat seinen Sitz in Frankreich. Seine Kerndienste — Schnittstellen, Datenbanken und Speicher — betreibt er nach eigenen Angaben bei einem Unterauftragnehmer im Europäischen Wirtschaftsraum. Die eigentliche Verarbeitung läuft auf kurzlebigen Rechenknoten, deren Standort sich in der Grundeinstellung nach der verfügbaren Kapazität richtet und außerhalb des EWR liegen könnte. Für das hier genutzte Konto ist die Verarbeitungsregion jedoch fest auf den Europäischen Wirtschaftsraum eingestellt; damit verbleiben sowohl die Aufnahme als auch das Ergebnis im EWR, und eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

Stimmdaten. Die Sprechertrennung wertet stimmliche Merkmale aus, um die Redebeiträge verschiedener Personen voneinander zu unterscheiden. Der Anbieter weist in seinem Auftragsverarbeitungsvertrag ausdrücklich darauf hin, dass seine Dienste die Verarbeitung biometrischer Daten umfassen. Eine Wiedererkennung von Personen über die einzelne Sitzung hinaus findet dabei nicht statt: Es werden keine Stimmprofile angelegt und keine Stimmproben mit einer Datenbank abgeglichen; die Sprecher erhalten lediglich Kennungen innerhalb der jeweiligen Aufnahme.

Pseudonymisierung: der dafür eingestellte KI-Anbieter (Anthropic oder mittwald, siehe Abschnitt 8). Dieser Schritt ist der heikelste des gesamten Vorgangs: Um die Namen zu ersetzen, muss der Dienst sie zwangsläufig lesen. Welcher Anbieter dafür eingesetzt wird, lege ich fest — anders als bei der Auswertung ist das hier keine Frage der Vorliebe, weil dieser Dienst die echten Namen zu sehen bekommt. Er wird in der Einwilligungserklärung vor dem Upload namentlich genannt. Wird ein bereits pseudonymisiertes Transkript hochgeladen, entfällt dieser Schritt — die nachgelagerten Kontrollen laufen trotzdem (siehe unten).

Auswertung: der von Ihnen gewählte KI-Anbieter. Dieser Schritt arbeitet ausschließlich auf der pseudonymisierten Fassung und erhält die Klarnamen zu keinem Zeitpunkt. Weil hier keine Klarnamen mehr im Spiel sind, treffen Sie die Wahl: Vor dem Upload können Sie zwischen den in Abschnitt 8 genannten Anbietern wählen — mittwald, wo die Verarbeitung die Rechenzentren in Espelkamp nicht verlässt, oder Anthropic, wo die Daten den Europäischen Wirtschaftsraum verlassen. Der gewählte Anbieter wird in der Einwilligungserklärung namentlich genannt und mit der Sitzung festgehalten; eine spätere Umstellung wirkt nicht auf bereits begonnene Auswertungen zurück.

Für beide KI-Anbieter gelten die in Abschnitt 8 genannten Angaben zu Sitz, Drittlandtransfer und Trainings-Nutzung. Der dort beschriebene vorgelagerte Inhalts-Filter läuft bei diesem Werkzeug nicht: Die Inhalte einer Coaching-Sitzung sollen nicht zusätzlich von einem weiteren Modell auf Themen hin klassifiziert werden. Das ist eine Übermittlung weniger, nicht eine mehr.

Was die Pseudonymisierung erfasst

Ersetzt werden Namen von Personen, Organisationen und Orten sowie strukturierte Kennungen. Für Kennungen mit fester Form läuft nach dem Sprachmodell zusätzlich ein regelbasierter Durchgang, der unabhängig vom Modell arbeitet: E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN (mit Prüfziffernkontrolle), Kreditkartennummern (Luhn-Prüfung), Steuer- und Sozialversicherungsnummern, Kfz-Kennzeichen und Web-Adressen. Ein Muster erkennt eine IBAN praktisch sicher, ein Sprachmodell übersieht gelegentlich eine.

Sperrbegriffe. Vor dem Start können Sie Namen und Begriffe angeben, die im Ergebnis unter keinen Umständen mehr vorkommen dürfen. Sie werden nach allen übrigen Schritten ersetzt und wirken damit auch dort, wo das Sprachmodell etwas übersehen hat. Die Liste gilt nur für den jeweiligen Vorgang, wird verschlüsselt gespeichert und mit ihm gelöscht; in das Protokoll der Einwilligung geht allein ihre Anzahl ein, nie die Begriffe selbst.

Halt vor der Auswertung. Deutet nach der Pseudonymisierung noch etwas auf einen verbliebenen Klarnamen hin — etwa ein Name hinter einer Anrede oder ein Sperrbegriff, der stehen geblieben ist —, hält die Verarbeitung an, bevor der Text an den auswertenden Dienst geht. Der Text lässt sich dann von Hand berichtigen und erst danach freigeben. Auf Wunsch hält jeder Vorgang an, auch ohne Befund. Dieselben Kontrollen laufen auch bei einem Text, der als bereits pseudonymisiert hochgeladen wurde: Geprüft hat diese Zusicherung sonst niemand.

Pseudonymisierung ist keine Anonymisierung. Der Text bleibt personenbezogen im Sinne der DSGVO (Art. 4 Nr. 5): Wer die Sitzung kennt, kann Beteiligte am Inhalt wiedererkennen, auch wenn kein Name mehr dasteht. Der Schutz besteht darin, dass die auswertenden Dienste die Namen nicht sehen — nicht darin, dass die Daten den Personenbezug verlören.

Verlauf der emotionalen Lage

Die Auswertung enthält eine Einschätzung, wie sich die emotionale Lage im Gespräch entwickelt hat. Diese Einschätzung wird ausschließlich aus dem Wortlaut des pseudonymisierten Transkripts abgeleitet und jeder Punkt mit der zugehörigen Textstelle belegt. Für diese Einschätzung findet keine Auswertung der Stimme statt — weder Tonhöhe, Sprechtempo, Lautstärke noch andere stimmliche Merkmale fließen ein. Ein System zur Emotionserkennung anhand biometrischer Merkmale kommt nicht zum Einsatz. Zur Verarbeitung stimmlicher Merkmale bei der vorgelagerten Sprechertrennung siehe oben, Abschnitt „Stimmdaten"; deren Ergebnis ist allein die Zuordnung von Redebeiträgen zu Sprecherkennungen, nicht eine Aussage über die Gefühlslage.

Speicherdauer

Daten	Aufbewahrung	Grund
Audioaufnahme auf diesem Server	7 Tage	damit sich das Transkript synchron zur Aufnahme anhören und an falsch verstandenen Stellen berichtigen lässt
Transkript mit Klarnamen	7 Tage	damit prüfbar bleibt, ob die Pseudonymisierung vollständig war
Pseudonymisiertes Transkript, Auswertung, Nachfragen	30 Tage	damit das Ergebnis in Ruhe gelesen und nachgefragt werden kann
Protokoll der Einwilligung der nutzenden Person	3 Jahre	damit sich im Streitfall klären lässt, was zugesichert wurde (Verjährungsfrist nach § 195 BGB) — siehe unten

Zum Protokoll der Einwilligung. Festgehalten wird die Erklärung, nicht der Inhalt: Zeitpunkt, gewählter Weg, die namentlich benannten Empfänger und Modelle, die Anzahl der angegebenen Sperrbegriffe, Größe und Prüfwert (SHA-256) der hochgeladenen Datei. Kein Text, kein Dateiname und keine Namen von Beteiligten. Der Grund für die längere Frist: Erklärt eine nutzende Person, ihr Text sei bereits pseudonymisiert, und er ist es nicht, muss sich später klären lassen, wer was zugesichert hat. Den Text selbst dafür länger aufzubewahren wäre der falsche Weg — dann müsste man ausgerechnet die Klarnamen vorhalten, um deren Vorhandensein gestritten wird. Der Prüfwert leistet dasselbe, ohne die Daten aufzubewahren: Legt jemand die Datei vor, zeigt die Rechnung, ob es dieselbe war.

Die Löschung läuft täglich automatisch. Scheitert die Übermittlung an den Transkriptionsdienst, wird die Aufnahme sofort gelöscht. Die Aufnahme ist nur über einen signierten, zeitlich begrenzten Link abrufbar und liegt nicht in einem öffentlich erreichbaren Verzeichnis.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung stützt sich auf die Einwilligung der an der Sitzung Beteiligten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die die nutzende Person vor dem Upload einholt und bestätigt, sowie im Verhältnis zur nutzenden Person auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung der abgerufenen Leistung). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Das oben beschriebene Protokoll der Einwilligung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit der abgegebenen Erklärung. Betroffen ist allein die nutzende Person; Angaben zu den Sitzungsbeteiligten enthält der Eintrag nicht.

10. Terminbuchung

Über die Terminbuchung können Sie einen Gesprächstermin vereinbaren. Dabei verarbeite ich:

• Name und E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und eine Nachricht
• Ihre Antworten auf die Fragen zum Anliegen, soweit die gewählte Terminart solche vorsieht
• Termindaten: Zeitpunkt, Dauer, Zeitzone, Terminart und gegebenenfalls weitere Teilnehmer, die Sie angeben
• den Zeitpunkt Ihrer Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung und — bei entgeltlichen Terminarten — zur Entgeltlichkeit
• einen SHA-256-Prüfwert Ihrer IP-Adresse zur Abwehr missbräuchlicher Massenbuchungen (die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert)

Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail, in der Regel mit einer Kalenderdatei (ICS), sowie etwa 24 Stunden vor dem Termin eine Erinnerung. Über einen persönlichen Link können Sie den Termin selbst absagen oder verlegen; dieser Link enthält eine zufällige Zeichenfolge, die keinen Rückschluss auf Ihre Daten zulässt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. des vereinbarten Gesprächs). Die Buchungsdaten werden 24 Monate nach dem Termin automatisch gelöscht. Ausgenommen sind entgeltliche Termine, die bezahlt wurden: An ihnen hängen Betrag und Zahlungskennungen, für die die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten (§ 147 AO).

11. Kalender- und Videokonferenzdienste

Damit ein gebuchter Termin in meinem Kalender erscheint und beide Seiten eine Einladung erhalten, wird die Buchung in meinen Google-Kalender eingetragen. Dabei werden Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse als Teilnehmer sowie die Termindaten an Google übermittelt (Anbieter für Nutzer im EWR: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland).

Findet der Termin als Videokonferenz statt, wird je nach eingestelltem Dienst zusätzlich ein Konferenzlink erzeugt:

• Microsoft Teams — der Link wird über Microsoft Graph erzeugt (Anbieter für Nutzer im EWR: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland).
• Google Meet — der Link entsteht zusammen mit dem Kalendereintrag beim vorgenannten Anbieter.

Beide Anbieter können Daten auch außerhalb des EWR verarbeiten. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); die jeweiligen US-Muttergesellschaften sind zusätzlich nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Für beide Dienste gelten Datenverarbeitungsbedingungen nach Art. 28 DSGVO: für Google Workspace der Cloud Data Processing Addendum, der bei geschäftlicher oder beruflicher Nutzung des Dienstes gilt, und für Microsoft 365 Business der Data Protection Addendum der Microsoft-Produktbestimmungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des vereinbarten Termins). Wenn Sie diese Übermittlung nicht wünschen, vereinbaren Sie den Termin bitte formlos per E-Mail oder telefonisch.

12. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für entgeltliche Terminarten wird die Zahlung über Stripe abgewickelt (Anbieter: Stripe Payments Europe Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland).

Die Zahlungsdaten — insbesondere Karten- oder Kontodaten — geben Sie unmittelbar bei Stripe ein; sie erreichen meinen Server zu keinem Zeitpunkt und werden dort auch nicht gespeichert. Bei mir gespeichert werden lediglich die Kennungen des Zahlungsvorgangs, der Betrag, der Zahlungsstatus und der Zeitpunkt der Zahlung — Angaben, die ich für die Zuordnung zur Buchung und für die Buchführung benötige.

Stripe verarbeitet die Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortlicher nach den eigenen Datenschutzhinweisen. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten).

13. E-Mail-Versand und Zustellprotokoll

Nachrichten, die über das Kontaktformular oder die Online-Tools eingehen, sowie die daraufhin an Sie versendeten Bestätigungen, Ergebnis-E-Mails, Terminunterlagen und Belege werden über einen externen E-Mail-Versanddienst zugestellt.

Versanddienstleister

Für den Versand nutze ich AhaSend (Anbieter: AhaSend B.V., Willem Fenengastraat 16, 1096 BN Amsterdam, Niederlande, Handelsregisternummer 99533111). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von AhaSend und Auftragsverarbeitungsvertrag nebst Unterauftragnehmerliste.

Die Verarbeitung findet ausschließlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums statt. Der Anbieter setzt für Betrieb und Hosting Unterauftragnehmer in Deutschland, Finnland, Bulgarien und Norwegen ein; die jeweils aktuelle Liste ist über den Anbieter abrufbar. Eine Übermittlung in ein Drittland ist mit diesem Versandweg nicht verbunden.

Als technischer Rückfallweg — etwa bei einer Störung des Hauptversandwegs — kann der Versand über SendGrid (Anbieter: Twilio Inc., 375 Beale Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA) erfolgen. In diesem Fall werden die Daten in die USA übermittelt. Twilio/SendGrid ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Art. 45 DSGVO gewährleistet ist. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Twilio.

An den jeweiligen Dienstleister werden die für die Zustellung erforderlichen Daten weitergegeben: Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Inhalt der Nachricht. Die Dienstleister verwenden diese Daten ausschließlich zur Zustellung der E-Mail und nicht zu eigenen Zwecken. Beim Versanddienstleister werden Nachrichteninhalte und Zustellprotokolle höchstens 30 Tage vorgehalten und danach automatisch gelöscht.

Zustellprotokoll

Zu jeder versendeten E-Mail halte ich fest, ob und wann sie zugestellt werden konnte. Gespeichert werden dabei je Empfänger:

• E-Mail-Adresse des Empfängers und Betreff der Nachricht
• Anlass des Versands (z. B. Kontaktanfrage, Terminbestätigung, Rechnung)
• Zeitpunkt des Versands sowie der Zeitpunkt der Zustellung an den empfangenden Mailserver
• Zustellfehler (z. B. nicht existierende Adresse, volles Postfach) mit dem vom Anbieter gemeldeten Grund
• die zugehörige technische Nachrichtenkennung des Versanddienstes

Diese Angaben meldet der Versanddienstleister über eine automatisierte Schnittstelle zurück. Der Inhalt der Nachricht wird dabei nicht erneut übertragen und nicht im Protokoll gespeichert.

Zweck der Protokollierung ist der Nachweis, dass eine angeforderte oder geschuldete Nachricht tatsächlich versendet und zugestellt wurde, sowie das Erkennen fehlerhafter oder stillgelegter Empfängeradressen. Ohne diese Rückmeldung bliebe eine nicht angekommene E-Mail — etwa eine Terminbestätigung oder eine Rechnung — unbemerkt.

Keine Öffnungs- und Klickmessung

Ich messe nicht, ob Sie eine E-Mail geöffnet oder Links darin angeklickt haben. Meine E-Mails enthalten zu diesem Zweck keine Zählpixel, und die enthaltenen Links führen unmittelbar zum angegebenen Ziel — sie werden nicht über einen Zwischenserver umgeleitet.

Das Zustellprotokoll endet bei der Übergabe an Ihren Mailserver; was danach mit der Nachricht geschieht, erfahre ich nicht.

Rechtsgrundlage

Soweit der Versand der Beantwortung Ihrer Anfrage oder der Erfüllung eines Vertrags dient (z. B. Bestätigungen, Terminunterlagen, Rechnungen), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für das Zustellprotokoll — also Versand, Zustellung und Zustellfehler — stützt sich die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in einer zuverlässigen und nachweisbaren E-Mail-Zustellung sowie in der Pflege eines fehlerfreien Adressbestands.

14. Geschützte Bereiche: Kundenportal und Projekt-Boards

Für Kundinnen und Kunden sowie für Projektbeteiligte gibt es geschützte Bereiche, die nur nach Anmeldung zugänglich sind.

Kundenportal

Im Kundenportal stehen Angebote, Rechnungen, Dokumente und Support-Tickets zum jeweiligen Auftrag bereit. Verarbeitet werden die Zugangsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Passwort in verschlüsselter Form, gegebenenfalls eine Zwei-Faktor-Anmeldung) sowie die Inhalte, die Sie dort einstellen — insbesondere Ticket-Texte und hochgeladene Anhänge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Belege gelten zusätzlich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Projekt-Boards

Für die Zusammenarbeit in Projekten gibt es Boards, zu denen ich Beteiligte per E-Mail einlade. Verarbeitet werden Name und E-Mail-Adresse, ein Einladungs- bzw. Anmelde-Token, die Rolle im Board sowie die Einstellung, ob Sie Benachrichtigungen erhalten möchten. Die Einladungs- und Anmelde-Token sind zufällig erzeugt und zeitlich begrenzt gültig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer geordneten Projektzusammenarbeit).

Die Zugänge werden gelöscht, wenn das Projekt abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

15. Application Monitoring mit Laravel Nightwatch

Ich nutze Laravel Nightwatch, einen Monitoring-Dienst der Laravel Holdings Inc. (USA), um die Stabilität, Sicherheit und Performance dieser Website zu überwachen. Nightwatch erfasst automatisch technische Daten über die Nutzung der Anwendung.

Welche Daten werden erfasst?

• HTTP-Anfragen: aufgerufene URLs, HTTP-Methoden, Statuscodes, Antwortzeiten
• IP-Adressen der anfragenden Clients
• Datenbankabfragen: SQL-Abfragen und deren Ausführungszeiten (ohne Nutzdaten)
• Fehler und Ausnahmen: Fehlermeldungen und technische Stack-Traces
• Hintergrundprozesse: Queue-Jobs, Cache-Operationen, geplante Aufgaben, E-Mail-Versand (Metadaten, keine Inhalte)

Im öffentlichen Bereich der Website (z. B. Online-Tools, Informationsseiten) werden keine personenbezogenen Benutzerdaten an Nightwatch übermittelt. In den geschützten Bereichen (Abschnitt 14) werden zusätzlich Name und E-Mail-Adresse des angemeldeten Nutzers im Zusammenhang mit den jeweiligen Anfragen erfasst, um Fehler benutzerbezogen nachvollziehen und beheben zu können. Inhalte aus dem Werkzeug zur Auswertung von Coaching-Sitzungen — Aufnahmen, Transkripte, Auswertungen — werden nicht an Nightwatch übermittelt.

Speicherort und Speicherdauer

Die Monitoring-Daten werden in der EU-Region Frankfurt (AWS eu-central-1) gespeichert. Die Daten werden standardmäßig 90 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs, der frühzeitigen Erkennung von Fehlern und Sicherheitsproblemen sowie der Optimierung der Anwendungsperformance.

Auftragsverarbeitung

Mit Laravel Holdings Inc. wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Laravel Holdings Inc. hat seinen Sitz in den USA; die Datenverarbeitung erfolgt jedoch ausschließlich in der EU (Frankfurt). Laravel Nightwatch ist SOC 2 Type 1 zertifiziert.

16. Speicherdauer im Überblick

Daten	Aufbewahrung
Server-Logfiles	60 Tage
Monitoring-Daten (Nightwatch)	90 Tage
Technische Rohdaten der Zustellmeldungen	30 Tage
Zustellprotokoll (Versand, Zustellung, Zustellfehler)	12 Monate
CoachTool: Audioaufnahme	7 Tage
CoachTool: Transkript mit Klarnamen	7 Tage
CoachTool: pseudonymisiertes Transkript, Auswertung, Nachfragen	30 Tage
CoachTool: Protokoll der Einwilligung (ohne Inhalt, siehe Abschnitt 9)	3 Jahre
Vorgänge aus Online-Tools	24 Monate
Terminbuchungen	24 Monate nach dem Termin
Anfragen, aus denen ein Auftrag entstanden ist; Belege	gesetzliche Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO: 6–10 Jahre)

Daten, die nicht mehr benötigt werden und keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden automatisch gelöscht.

17. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben mir gegenüber folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: jan@reinhardt.de

18. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für Bremen ist:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen
Arndtstraße 1 · 27570 Bremerhaven
www.datenschutz.bremen.de

19. Aktualität dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand August 2026. Sie kann angepasst werden, wenn sich die Rechtslage oder die Datenverarbeitungsprozesse dieser Website ändern.

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