Klingt interessant und irgendwie geheimnisvoll, oder? Der Begriff Schatten-IT hat aber nichts mit illegalen Machenschaften zu tun (wie z.B. bei „Schattenwirtschaft“, „Schattenwesen“) und auch nichts mit irgendwelchen Ermittlungen (im Sinne von „jemanden beschatten“) und schon mal überhaupt nichts mit Sonnenschutz („IT im Schatten südlicher Palmenstrände“).
Als Schatten-IT (oder auch Guerilla-IT) bezeichnet man Programme, Geräte, Systeme oder Prozesse, die in den Fachabteilungen einer Firma neben der offiziellen, meist durch eine IT-Abteilung bereitgestellten IT-Infrastruktur existieren. Ein paar ganz einfache Beispiele: Mitarbeiter:innen bringen ihre eigenen Notebooks mit, weil die leistungsfähiger und benutzerfreundlicher sind als die von der Firma zur Verfügung gestellten Thin Clients. Sie bauen sich maßgeschneiderte Excel-Anwendungen, statt die aufgeblähte und langsame ERP-Software zu nutzen. Und dann kaufen sie sich auch noch einfach einen Drucker beim nächsten Elektronikfachmarkt, weil sie keine Lust haben, den langwierigen Antragsprozess der IT-Abteilung zu durchlaufen und sofort weiter drucken möchten.
…kann ein Anzeichen für Probleme mit der hauseigenen IT sein…
Schatten-IT wächst und gedeiht also vor allem immer dann, wenn die Anwender:innen mit den von der Firma bereitgestellten Geräten, Programmen und Prozessen nicht zufrieden sind bzw. sich und ihre Alltagssituation dort nicht wieder finden. Ich weiß, wovon ich spreche. Speziell in den Anfangsjahren meiner Selbständigkeit (d.h. in den 1990ern) habe ich stark davon profitiert, dass bei einem meiner Auftraggeber die Wege über Gruppen-, Abteilungs- und Bereichsleiter bis zur IT-Abteilung lang und schwerfällig waren. Um den erheblichen bürokratischen Aufwand und monatelange Wartezeit zu sparen, hat die Fachabteilung lieber mich als externen Software-Entwickler direkt beauftragt, um schnell eine einsatzfähige Lösung zu schaffen.
…und das sollten IT-Abteilungen vor allem als Chance sehen!
Sie können sich vorstellen, dass die interne IT-Abteilung dieser (mit damals „nur“ ca. 1.500 Mitarbeitern) keineswegs kleinen Firma recht verhalten auf mein Engagement und die daraus entstandenen Produkte reagiert hat. Das eigentliche Problem war aber nicht ich, sondern die langen und bürokratischen Prozesse, um auf dem offiziellen Dienstweg vielleicht irgendwann eine zentral erarbeitete Lösung für akut drängende Probleme zu erhalten. Obwohl inzwischen viele Firmen nach agilen Grundsätzen handeln, gibt es die gleichen Probleme heute noch genau so wie damals. IT-Abteilungen sind oft überlastet und verfügen über zu wenig Mitarbeiter:innen, die mit den Anwender:innen in einen intensiven Dialog über die bestmögliche Lösung für das Tagesgeschäft treten könnten. Auch ist nicht immer ausreichend Know-How im Bereich Software-Entwicklung vorhanden, um die Möglichkeiten jenseits der in der Firma bereits existierenden Lösungen abschätzen zu können.
Schatten-IT lässt hohes Engagement und eine Bereitschaft für agile Prozesse erkennen
Lösungen, die in der direkten Zusammenarbeit zwischen den Anwender:innen einer Fachabteilung entstehen – ob nun mit oder ohne Beauftragung externer Programmierer:innen – zeigen, dass diese sehr engagiert und interessiert an einer optimalen Unterstützung der Arbeitsprozesse mitwirken wollen. Es wäre vollkommen kontraproduktiv, solches Engagement durch Verbote und Sanktionen zu unterbinden. Stattdessen müsste man beim Bekanntwerden einer Schatten-IT-Lösung den engagierten Anwender:innen auf Knien danken, sie sofort zu Gesprächen einladen und in eine Verbesserung der existierenden Softwarelösungen einbeziehen. Am besten im Rahmen agiler Prozesse, damit auch die Fachabteilung zeitnah von der Zusammenarbeit profitieren kann. Auch über Hybridlösungen lohnt es sich nachzudenken, etwa kleine unabhängige „Nebensysteme“, die über zentral definierte Schnittstellen mit den offiziellen Hauptsystemen kommunizieren.
Ich unterstütze Sie gerne als Berater, wenn es auch in Ihrer Firma „nicht autorisierte“ Lösungsansätze gibt und Sie das Beste aus dieser Situation herausholen möchten. Die Auswirkungen von Schatten-IT können am Ende des Tages ausgesprochen positiv sein.